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Jahresabschluss erstellen: Schritt für Schritt das Jahr abschließen

Wer muss ihn machen? Welche Fristen gelten? Wie bereiten Sie ihn vor? All das erfahren Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Übersicht zum Jahresabschluss.

Wenn jeder Groschen umgedreht und am Ende abgerechnet wird, dann ist es wieder Zeit für den Jahresabschluss…

Was ist ein Jahresabschluss? Als Jahresabschluss wird der rechnerische Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres bezeichnet. Er liefert einen detaillierten Überblick über die wirtschaftliche Lage des betreffenden Unternehmens. Weist er erhebliche Mängel auf oder fehlt gänzlich, gilt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß. Grundsätzliches zum Jahresabschluss findet man im Handelsgesetzbuch (HGB).

Wer muss den Jahresabschluss erstellen?

Einen Jahresabschluss müssen grundsätzlich alle Kaufleute und Unternehmen zum Ende eines Geschäftsjahres aufstellen (§ 242 HGB), die der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen.

Dazu zählen u.a.:

  • Personengesellschaften (OHG, GbR, PartG, KG)
  • Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG)
  • Kapitalgesellschaft & Co. (AG & Co. KG, GmbH & Co. KG, UG & Co. KG)
  • Einzelkaufleute (e.K.), wenn sie gewisse Umsatzgrenzen erreichen

Wer ist von der Erstellung eines Jahresabschlusses befreit?

Die Bilanzierungspflicht bindet ein Unternehmen daran, einen Jahresabschluss zu erstellen. Festgelegt ist die Bilanzierungspflicht im HGB. Es kommt vor allem auf die Rechtsform an, ob ein Unternehmen dieser Pflicht unterliegt. Wer also nicht bilanzierungspflichtig ist, muss lediglich eine EÜR (= Einnahmen-Überschuss-Rechnung) abgeben und keine Anfangs- und Schlussbilanz erstellen.

Von der Bilanzierungspflicht sind grundsätzlich befreit:

  • Freiberufler & Kleingewerbetreibende: Hier genügt in der Regel die einfache Buchführung über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
  • Einzelkaufleute unterhalb der Umsatzgrenze: Einzelkaufleute sind von der Erstellung einer Bilanz befreit, wenn an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 € Umsatzerlös oder 60.000 € Jahresüberschuss erwirtschaftet wurden.

Bestandsteile: Was gehört zum Jahresabschluss?

Die Pflichtbestandteile eines handelsrechtlichen Jahresabschlusses sind abhängig von der Unternehmenssituation. Er besteht mindestens aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Je Rechtsform kommen weitere Bestandteile hinzu. So müssen Kapitalgesellschaften dem Jahresabschluss noch einen Anhang und in bestimmten Fällen zusätzlich ein Lagebericht beigefügt werden. Neben Unternehmensgröße und Rechtsform kann auch die Branchenzugehörigkeit einen Einfluss auf die Bestandteile nehmen.

Für Unternehmer gilt es also sich genauestens darüber zu informieren, wie der eigene Jahresabschluss auszusehen hat. Die folgende Tabelle soll dabei eine erste Orientierungshilfe geben.

EÜR Bilanz GUV Anhang Lagebericht
Freiberufler x
Einzelkaufleute (<600.000 € Umsatz, <60.000 € Jahresüberschuss) x
Einzelkaufleute  x x
Personengesellschaften x x
Kapitalgesellschaften x x x (x)

Die Vorbereitung: Wie bereite ich meinen Jahresabschluss vor?

Die Vorbereitung des Jahresabschlusses stellt die Buchhaltung vor drei zentrale Aufgaben:

  1. Erfassung
  2. Prüfung
  3. Abstimmung

Erfassung aller nötigen Dokumente

Bevor der Jahresabschluss erstellt werden kann, müssen zunächst alle nötigen Unterlagen und Dokumente zusammengetragen werden, um alle für das Jahr relevanten Vorgänge zu erfassen. Dazu gehören:

  • Anlagevermögen: Um das Anlagevermögen eines Unternehmens zu erfassen, sammelt man sämtliche Dokumente über die Wertgegenstände im Unternehmen. Computer, Möbel sowie das Regalsystem im Lager gehören ebenso ins Anlagevermögen wie das Firmenauto.
  • Warenbestand & Inventur: Man dokumentiert auch sämtliche Waren, die sich aktuell im Lager befinden genauso wie die Produkte, die sich noch in der Herstellung befinden.
  • Verträge: Verträge mit Handelspartnern und Kunden, aber auch Versicherungen und Kreditverträge sowie Arbeitsverträge mit Angestellten sollten greifbar und übersichtlich abgelegt sein, um sie entsprechend beifügen zu können.
  • Kontoauszüge: Sämtliche Kontoauszüge sollten chronologisch abgeheftet und geordnet sein, um für den Jahresabschluss schnell darauf zugreifen zu können.
  • Forderungen: Zuletzt werden offene Forderungen und Rechnungen auf einer Liste zusammengetragen und entsprechend als Nachweis kopiert.

Prüfung sämtlicher Unterlagen

Im fordernden Arbeitsalltag erhalten nicht alle Unterlagen dieselbe Aufmerksamkeit. So ist beispielsweise das Führen des Fahrtenbuchs eine meist lästige Pflicht mit hoher Fehleranfällligkeit. Deshalb sollte es vom ersten bis zum letzten Eintrag auf seine Stimmigkeit überprüft werden. Auch offene Forderungen sollten einer genauen Kontrolle unterzogen werden. Besteht ein Risiko des Zahlungsausfalls, dann werden solche Fälle als Einzelwertberichtigung gebucht.

Mit Factoring offene Forderungen verringern

Damit Sie offene Forderungen nicht in das neue Jahr tragen, können diese mittels Factoring vorfinanziert werden. Sie tauchen dann nicht als offene Posten in der Bilanz auf.

Abstimmung der unterschiedlichen Informationen

Sobald sämtliche Dokumente zusammengetragen sind und Sie über eine detaillierte Übersicht verfügen, müssen sämtliche Informationen miteinander abgestimmt werden. Dazu zählen beispielsweise:

  • Kontoauszüge
  • Kassenbuch
  • Belege
  • Steuervorauszahlungen & -forderungen

Die Kontoauszüge beispielsweise sind eine solche Schnittstelle, wo sämtliche Posten miteinander verglichen werden müssen. Buchungsbelege müssen mit offenen Forderungen und Verpflichtungen abgestimmt werden.

Ein letzter Schritt in der Vorbereitung des Jahresabschlusses, ist die Überprüfung der Finanzbuchhaltung. Hierbei wird der Bestand der Finanzbuchhaltung mit dem Kassenbuch und den Bankbelegen abgeglichen. Aus den zusammengetragenen Übersichten ermittelt man die zu erwartende Steuerforderung des Finanzamts und vergleicht diese mit den geleisteten Steuervorauszahlungen.

Die Aufstellung: Jahresabschluss Schritt für Schritt erstellen

  1. Schritt – Unterkonten & Hauptkonten abschließen:

Zunächst müssen alle Hauptkonten und Unterkonten abgeschlossen werden. Zur besseren Übersicht werden sämtliche Geschäftsvorfälle des Unternehmens bei der Buchhaltung in verschiedene Unterkonten gebucht. Beim Jahresabschluss werden diese Unterkonten wieder im zugehörigen Hauptkonto zusammengeführt. Dort werden die Salden der Konten gezogen und in die Bilanz übertragen.

  1. Schritt – Erstellung einer Abschlussübersicht:

Dann wird eine Abschlussübersicht erstellt. Darin werden alle Anfangs- und Endbestände übersichtlich aufgelistet und nach Bestands- und Erfolgskonten gegliedert. Neben der Bilanz und der GUV fordert das Finanzamt in manchen Fällen auch einen solchen Abschlussbericht ein.

  1. Schritt – Jahresabschluss „feststellen“:

Zu guter Letzt muss der Jahresabschluss „festgestellt“ werden. Dabei handelt es sich um einen formalen Akt, der je nach Rechtsform vom Gesellschafter, vom Aufsichtsrat oder einem anderen gesellschaftlichen Vertreter vollzogen wird.

Welche Fristen gelten für den Jahresabschluss?

Je nach Rechtsform und Unternehmensgröße gelten unterschiedliche Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses. Grundsätzlich muss er laut § 243 Abs. 3 HGB, innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit, aufgestellt werden. In der Regel spricht man dabei von drei Monaten nach Ende des Geschäftsjahres. Bei Kleinst- und Kapitalgesellschaften von max. sechs Monaten.

Für Kapitalgesellschaften sind die Fristen zur Aufstellung in § 264 Abs. 1 HGB genau festgelegt. Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen spricht man bei 6 bis 9 Monaten von „ordnungsmäßig“.

Unser Tipp: Fragen Sie bei Ihrem Steuerberater nach, welche Fristen für Ihr Unternehmen gelten!


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