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Die Hürden der Selbstständigkeit: Teil 3 – Rechnungsstellung

Richtig Rechnungen stellen

Was bisher geschah: Seit nunmehr sechs Jahren arbeitet Björn als freiberuflicher Webentwickler & Programmierer. Nach anfänglichen Unsicherheiten bei der korrekten Stundensatzkalkulation, ist es nun für ihn Routine geworden, konkurrenzfähige Angebote zu erstellen und anspruchsvolle Kundenprojekte in kürzester Zeit auf die Beine zu stellen.

Ist ein Projekt oder ein großer Teilabschnitt realisiert, geht es für Björn an die Rechnungsstellung. Denn erst wenn die Rechnung beim Kunden eingegangen ist und dieser überwiesen hat, verdient er tatsächlich Geld. Was es bei der Rechnungsstellung zu beachten gilt, erfahren Sie heute im dritten Teil unserer Beitragsreihe „Die Hürden der Selbstständigkeit“.

Erst nach Geldeingang kann die Miete gezahlt werden

Freiberuflich zu arbeiten, bringt für Björn viele Freiheiten. Er kann seine Zeit frei einteilen, weswegen er es regelmäßig schafft, seine Kinder aus der Kita abzuholen oder eigene Webprojekte zu starten. Doch schon zu Beginn der Selbstständigkeit merkte er, dass es einige Nachteile im Vergleich zum Angestelltenverhältnis gibt.

Als angestellter Webprogrammierer hat er sein Gehalt pünktlich zum Monatsersten erhalten. Damit konnte er als absoluter Logiker sehr gut planen und seine Fixkosten stets pünktlich bezahlen. Nun als Freiberufler hängt der Geldeingang davon ab, wie viele Aufträge hereinkommen, wie schnell er sie abarbeiten kann, ob die Rechnung pünktlich rausgeht und ob sein Kunde das Zahlungsziel ausreizt.

Nach den ersten, unsteten Monaten hat er jedoch eine wichtige Regel gelernt: Die Miete kann erst gezahlt werden, wenn das Geld eingegangen ist. Rechnungen erstellt und versendet er daher möglichst zügig, nachdem er ein Projekt oder einen wichtigen Abschnitt beendet hat. Zusätzlich nutzt er Factoring – eine Form der Rechnungsvorfinanzierung – um sein Geld besonders schnell zu erhalten. Das verschafft ihm die Sicherheit, regelmäßig seine Fixkosten bezahlen zu können.

Korrekte Rechnungen zu stellen, will gelernt sein

Björn ist gut ausgebildet in seinem Fachbereich. Er weiß, wie er Webseiten bauen kann, die funktionieren und gut performen. Auch bei der Entwicklung mobiler Apps ist er durch einige Kundenprojekte ziemlich bewandert. Was jedoch nicht in sein Fachbereich gehört und womit viele Freiberufler zu kämpfen haben, ist das buchhalterische Drumherum.

Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Steuerbögen ausfüllen – all das hat er nicht gelernt. Neben professioneller Hilfe durch seinen Steuerberater, informiert er sich zu diesen Themen viel im Netz. Darunter fand er beispielsweise einen hilfreichen Blogartikel von aifinyo mit kostenloser Mustervorlage zum Thema Rechnungsstellung.

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Rechnungen zeitig stellen: Frist von sechs Monaten für gewerbliche Leistungen

Gerade für Leistungen oder Lieferungen an ein Unternehmen oder eine juristische Person gilt eine Frist von sechs Monaten, in der die Rechnungsstellung erfolgen sollte. Andernfalls stellt das eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Das gilt zwar nicht für Rechnungen an Privatpersonen, dennoch sollten Rechnungen zeitnah gestellt werden, damit das Geld rechtzeitig auf dem eigenen Konto landet.

Björns Tipp: Zur Rechnungsstellung hat Björn seine eigene Routine entwickelt. Nachdem er ein Projekt beendet, liest er aus seinem Zeiterfassungs-Tool die Arbeitsstunden aus, die er in Rechnung stellen kann. Anschließend übermittelt er die Rechnung an aifinyo, um zu klären, ob eine Vorfinanzierung möglich ist. Ist dies möglich, braucht er sich nicht weiter kümmern und erhält sein Geld wenige Tage später auf sein Konto. Andernfalls versendet er sie direkt an seinen Kunden und nutzt ein Tool zur Rechnungsverwaltung, um auf Überfälligkeiten hingewiesen zu werden.

So geht es nächste Woche weiter

Björn hat ein Projekt für einen mittelständischen Kunden beendet. Die Rechnung ist gestellt, nun wartet er auf sein Geld. Doch leider vergeblich. Auch nachdem das Zahlungsziel verstrichen ist, verzeichnet er keinen Geldeingang. Eigentlich müsste er nachhaken und gegebenenfalls eine Mahnung verschicken, doch er hat Angst davor eine eigentlich gute Geschäftsbeziehung aufs Spiel zu setzen.

Wie der Webentwickler dieses Problem löst, erfahren Sie nächste Woche. Abonnieren Sie auch unseren Newsletter, dann erhalten Sie die Fortsetzung unserer Beitragsreihe „Die Hürden der Selbstständigkeit“ bequem in Ihr Postfach.


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