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Buchhaltung für Selbstständige – was Sie beachten sollten

Buchhaltung für Selbstständige

Der erste Schritt in die Selbstständigkeit ist oft schwerer, als gedacht. Fachliche Kompetenz reicht dabei meist nicht aus, denn auch betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind gefragt. Außerdem ist ein gewisses Maß an Menschenkenntnis von Vorteil, denn schließlich wollen Sie Ihre Kunden nicht vergraulen.

Ein Gesamtpaket an Wissen aus verschiedenen Bereichen muss also her, wenn Selbstständige erfolgreich durchstarten wollen. Die Buchhaltung ist nur eines davon.

Einfache oder doppelte Buchführung?

Alle Unternehmer müssen jährlich eine Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen. Bei größeren Unternehmen handelt es sich dabei um eine doppelte Buchführung, kleinere Unternehmen und Selbstständige können das Finanzamt hingegen mit der einfachen Buchführung zufriedenstellen. Doch woher weiß ich, welcher Form ich die Gewinnermittlung einreichen muss?

Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise die GmbH oder AG, müssen immer eine doppelte Buchführung abgeben, bei Freiberuflern reicht hingegen immer die einfache Variante aus. Dabei werden all diejenigen Tätigkeiten als freiberuflich bezeichnet, die selbstständig ausgeübt werden und wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer, unterrichtender oder erzieherischer Natur sind. Ärzte, Rechtsanwälte, Notare oder Wirtschaftsprüfer, aber auch Steuerberater, Heilpraktiker, Journallisten und Dolmetscher sind nur einige dieser Berufsgruppen.

Schwieriger ist die Einordnung bei allen Unternehmern, die weder als Kapitalgesellschaft agieren, noch zu den freiberuflichen Tätigkeiten gezählt werden können. Die erste Frage ist dann, ob das Gewerbe im Handelsregister eingetragen ist. Wenn ja, ist die doppelte Buchführung notwendig, wenn nicht, muss weiter differenziert werden. Liegt der jährliche Umsatz des Unternehmens unter 600.000 Euro und der jährliche Gewinn unter 60.000 Euro, ist eine einfache Buchführung ausreichend. Ist dies nicht der Fall, muss die doppelte Buchführung eingereicht werden.

Doch was ist der Unterschied?

Bei der doppelten Buchführung muss zusätzlich zur Gewinnermittlung eine Bilanz erstellt werden. Wichtig ist, dass sämtliche Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß auf Sach- und Personenkonten gebucht sind. Anschließend wird eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erarbeitet, deren Saldo schließlich in die Schlussbilanz übertragen wird.

Die einfache Buchführung ist wesentlich simpler gestaltet. Hier reicht eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der alle Betriebseinnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt werden.

Während sich für eine doppelte Buchführung ein Steuerberater als Unterstützung anbietet, ist das bei der einfachen Buchführung meist nicht notwendig. Eine simple Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben kann mittels Excel oder einer Buchhaltungssoftware erstellt werden. Das spart Geld sowie den Gang zum Steuerbüro.

Außerdem wirken sich die Einnahmen erst steuerlich aus, wenn sie realisiert wurden, also auf dem Konto eingehen. Bei der doppelten Buchführung ist das nicht der Fall.

Was muss ich beachten?

Um eine lückenlose Buchführung vorweisen zu können, ist es wichtig, alle Rechnungen und Belege der jährlichen Geschäftsfälle zu archivieren und bestenfalls bereits bei Erhalt nach Einnahme oder Ausgabe zu kategorisieren. Dies beugt ein späteres Papierchaos vor.

Geschafft! Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist erstellt, nun kommt es zur Abgabe beim Finanzamt. Vergessen Sie nicht, zusätzlich zur EÜR noch folgende Dokumente einzureichen:

  • Einkommenssteuererklärung

Die EÜR ermittelt, wie hoch das zu versteuernde Einkommen ist, daher ist auch die Einkommenssteuererklärung abzugeben.

  • Umsatzsteuererklärung (muss erst im Folgejahr eingereicht werden)
  • Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung wird monatlich oder quartalsweise eingereicht. Wird eine Kleinunternehmerregelung beantragt, entfällt die Voranmeldung. Dies ist möglich, wenn im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro umsatzsteuerpflichtiger Umsatz erzielt und im Folgejahr nicht mehr als 50.000 Euro umsatzsteuerpflichtiger Umsatz erwartet wird. Aber: Wird der Beantragung zugestimmt, ist der Unternehmer für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden!

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